~ 2024-11-18 ~
Skuteczne planowanie to klucz do sukcesu każdego projektu. W organizacjach pozarządowych, gdzie zasoby i czas często są ograniczone, odpowiednio przygotowany i precyzyjny opis działań są fundamentem efektywnej realizacji. Opis działań pomaga zespołowi, partnerom i grantodawcom dokładnie zrozumieć, jakie kroki zostaną podjęte, by osiągnąć zamierzony cel. W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku precyzyjnie opisać działania w projekcie NGO.
Każde działanie w projekcie powinno mieć klarowny opis, który jasno określa, co, jak i dlaczego będzie realizowane. Co więcej, opis ten powinien być nie tylko klarowny, ale i wyczerpujący. To znaczy, że powinien zawierać wszelkie informacje, jakie wiążą się z realizacją danego działania. Aby dokonać wyczerpującego opisu najpierw zastanów się, co i jak dokładnie zamierzasz zrobić, a następnie wynotuj wszystkie związane z tym szczegóły organizacyjne.
Aby ustrukturyzować proces opisywania działań w projekcie, proponuję Ci postępować wedle poniższego schematu.
Każde działanie powinno mieć nazwę, która jasno komunikuje jego charakter i cel. Na przykład: „Warsztaty ekologiczne dla mieszkańców” lub „Spotkania z ekspertami nt. działalności gospodarczej w NGO”. Krótkie i konkretne nazwy ułatwiają późniejszą komunikację projektu zarówno z zespołem, jak i z grantodawcą.
Cele działania powinny odnosić się do celów szczegółowych projektu i jasno wskazywać, jakie potrzeby i problemy zostaną rozwiązane. Przykładowo, w przypadku warsztatów ekologicznych celem może być „zwiększenie wiedzy mieszkańców o segregacji odpadów i recyklingu”. Ważne jest również określenie oczekiwanych efektów, takich jak „zmiana nawyków w zakresie segregacji śmieci u 80% uczestników”.
Zakres działania powinien precyzować liczbę aktywności, czas trwania, rodzaj zajęć czy np. zasięg geograficzny. Na przykład: „Zorganizowanie 5 warsztatów trwających po 2 godziny dla grupy 15 uczestników z terenu gminy X” lub „Przeprowadzenie spotkań doradczych dla 20 osób w czasie 3 miesięcy”. Taki opis pozwala lepiej zaplanować działania i określić ich skalę.
Metodologia i formy pracy powinny być dostosowane do celu szczegółowego i grupy docelowej. Na przykład, jeśli celem działania jest zwiększanie poziomu wiedzy ekologicznej, to adekwatną formą pracy mogą być warsztaty interaktywne z wykorzystaniem narzędzi audiowizualnych, a metodologią – uczenie przez doświadczenie. Warto wyjaśnić, dlaczego wybrano właśnie takie metody, np. „Metoda warsztatowa została wybrana, ponieważ pozwala na aktywne zaangażowanie uczestników i naukę poprzez praktykę”.
Częstotliwość realizacji działań powinna być jasno opisana. Na przykład: „Warsztaty będą odbywać się raz w tygodniu przez okres dwóch miesięcy” lub „Spotkania konsultacyjne będą organizowane co dwa tygodnie”. Dzięki temu uczestnicy i zespół realizacyjny wiedzą, czego się spodziewać.
Kamienie milowe to kluczowe punkty kontrolne w ramach działania. Przykładowo, dla warsztatów ekologicznych mogą to być: „Opracowanie programu warsztatów (do 15 marca)”, „Przeprowadzenie pierwszego warsztatu (1 kwietnia)” oraz „Zebranie ankiet ewaluacyjnych po zakończeniu cyklu (15 maja)”. Kamienie milowe pomagają monitorować postępy i pilnować terminów.
Rezultaty powinny jasno wskazywać, co zyskają uczestnicy działań. Na przykład: „Uczestnicy zdobędą wiedzę o zasadach segregacji odpadów oraz nauczą się, jak wdrożyć ją w swoich domach”. Mogą to być również konkretne umiejętności, jak „przygotowanie planu recyklingu w gospodarstwie domowym”.
W opisie działania warto wskazać, kto będzie odpowiedzialny za jego realizację oraz jakie materiały czy miejsca będą niezbędne. Na przykład: „Warsztaty będą prowadzone przez trenera edukacji ekologicznej, a materiały dydaktyczne, takie jak prezentacje multimedialne i ulotki, zostaną przygotowane przez naszą organizację. Zajęcia odbędą się w sali konferencyjnej gminy”.
Jeśli działanie będzie realizowane we współpracy z innymi podmiotami, warto opisać, jaka będzie ich rola. Przykładowo: „Partnerem działania będzie lokalne przedsiębiorstwo komunalne, które zapewni ekspertów do przeprowadzenia warsztatów i dostarczy materiały edukacyjne”.
Każde działanie niesie ze sobą pewne ryzyko. Warto je zidentyfikować i zaplanować, jak sobie z nim radzić. Na przykład: „Ryzyko: niska frekwencja uczestników. Sposób radzenia sobie: szeroka kampania promocyjna w mediach lokalnych oraz przypomnienia mailowe dla zapisanych uczestników”.
Na koniec warto wyjaśnić, jak dane działanie przyczynia się do osiągnięcia ogólnych celów projektu. Na przykład: „Warsztaty ekologiczne są częścią działań edukacyjnych mających na celu zwiększenie świadomości ekologicznej mieszkańców gminy i realizację celu głównego projektu”.
Dobry opis działań to podstawa każdego udanego projektu. Jeżeli wnioskujesz o dofinansowanie zastanów się, jakie jeszcze aspekty dotyczące realizacji działań mogą interesować oceniającego.
Dzięki precyzyjnemu planowaniu działań zyskasz nie tylko lepszą kontrolę nad ich przebiegiem, ale także większą szansę na sukces. Pamiętaj, aby opisy działań były spójne, szczegółowe i zgodne z potrzebami grupy docelowej oraz celami projektu.
Przygotowanie projektu krok po kroku wymaga diagnozy problemu, określenia celu, planowania działań i opracowania harmonogramu. W pozostałych częściach poradnika omawiamy kwestie analizy ryzyka, tworzenia budżetu, ewaluacji, opisywania grupy docelowej, czy dostępności działań dla osób ze szczególnymi potrzebami itd.
Autor: Piotr Dominiak
© Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi
Chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym prowadzeniu działań organizacji pozarządowych? Zajrzyj do innych artykułów na http://www.portal-ngo.pl.
