~ 2024-12-03 ~
Tworzenie harmonogramu to kluczowy etap planowania projektu. Harmonogram jest narzędziem, które pozwala uporządkować działania w czasie, wskazać ich kolejność, zidentyfikować zależności między nimi oraz przypisać odpowiedzialność za realizację poszczególnych zadań.
Dobrze opracowany harmonogram pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego, lepiej zarządzać czasem i efektywnie monitorować postępy projektu.
Pierwszym krokiem jest stworzenie listy wszystkich działań, które muszą zostać zrealizowane w ramach projektu. Tworzenie harmonogramu warto poprzedzić dokładnym opisem działań (więcej porad na temat opisu działań w projekcie znajdziesz tu: „Jak tworzyć opis działań w projekcie?„).
Każde działanie, nawet najmniejsze, powinno zostać zapisane, aby niczego nie przeoczyć. Na przykład: „przygotowanie materiałów szkoleniowych”, „rekrutacja uczestników”, „organizacja warsztatów”, „promocja” czy „ewaluacja działań”.
Każde działanie musi mieć przypisany czas realizacji. Warto dokładnie oszacować, ile dni, tygodni czy miesięcy potrzeba na wykonanie danego zadania. Na przykład: „przygotowanie materiałów szkoleniowych – 2 tygodnie”, „rekrutacja uczestników – 3 tygodnie”. Ważne jest, aby oszacowania były realistyczne i uwzględniały możliwe opóźnienia.
Niektóre działania muszą być wykonane w określonej kolejności, ponieważ jedno zależy od ukończenia drugiego. Na przykład: rekrutacja uczestników powinna poprzedzać organizację warsztatów, a przygotowanie materiałów powinno być zakończone przed rozpoczęciem szkoleń. Warto wskazać te zależności, aby uniknąć problemów w realizacji projektu.
Każde działanie powinno mieć przypisaną osobę lub zespół odpowiedzialny za jego realizację. Dzięki temu każdy członek zespołu dokładnie wie, jakie są jego zadania, co minimalizuje ryzyko niedopatrzeń. Na przykład: „opracowanie materiałów – koordynator projektu; promocja warsztatów – specjalista ds. komunikacji”.
Kamienie milowe to kluczowe momenty w projekcie, które pozwalają monitorować jego postępy. W harmonogramie należy wskazać te punkty kontrolne, np. „zakończenie rekrutacji uczestników – 15 marca”, „pierwsze warsztaty – 1 kwietnia”, „podsumowanie działań – 15 czerwca”. Dzięki nim łatwiej sprawdzić, czy projekt realizowany jest zgodnie z planem.
Warto przygotować graficzną wersję harmonogramu, na przykład w formie wykresu Gantta. Taka wizualizacja pozwala lepiej zobrazować kolejność działań, ich czas trwania oraz zależności między nimi. Wykres Gantta można przygotować w programach takich jak Microsoft Excel, Google Sheets, Asana czy Trello.
W harmonogramie warto uwzględnić rezerwę czasową na wypadek nieprzewidzianych opóźnień lub problemów. Na przykład: jeśli zakładasz, że rekrutacja uczestników zajmie trzy tygodnie, zaplanuj dodatkowy tydzień na ewentualne trudności w dotarciu do grupy docelowej.
Harmonogram to narzędzie dynamiczne, które powinno być regularnie aktualizowane w trakcie realizacji projektu. Jeśli jakieś działanie opóźni się lub zostanie zrealizowane szybciej niż planowano, harmonogram należy odpowiednio dostosować. Stałe monitorowanie postępów pozwala lepiej zarządzać projektem i reagować na zmiany.
Staraj się nie wskazywać konkretnych dat w harmonogramie. Oczywiści wyłącznie, jeśli nie wymaga tego program do którego przygotowujesz projekt. Lepiej napisać, ze dane działanie będzie realizowane np. w okresie „od marca do maja 2025 r.” niż „od 15 marca do 25 maja 2025 r.” Nieprzewidziane okoliczności mogą sprawić, że te kilka dni różnicy może w praktyce okazać się istotne.
Harmonogram działań nie tylko porządkuje zadania, ale także ułatwia komunikację w zespole i pozwala na skuteczne monitorowanie projektu. Dzięki niemu wszyscy zaangażowani w realizację projektu mają jasno określone role, zadania i terminy. Jest to również narzędzie, które pomaga w raportowaniu postępów grantodawcom lub partnerom projektu.
Autor: Piotr Dominiak
© Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi
Chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym prowadzeniu działań organizacji pozarządowych? Zajrzyj do innych artykułów na www.portal-ngo.pl