Jak przygotować projekt? Poradnik dla NGO, cz.1

Umiejętność przygotowywania projektów to jedna z kluczowych kompetencji organizacji pozarządowych. Dobrze zaplanowane projekty pozwalają skutecznie działać i pozyskiwać niezbędne środki finansowe. Jak przygotować projekt krok po kroku? Oto pierwsza część praktycznego poradnika dla NGO, który poprowadzi Cię przez ten złożony proces.

1. Diagnoza problemu

Każdy projekt rozpoczyna się od zidentyfikowania konkretnego problemu lub potrzeby. Diagnoza problemu to fundament projektu – jeśli zostanie przeprowadzona pobieżnie, może wpłynąć na jakość całego przedsięwzięcia. Ważne jest, aby diagnoza problemów lub potrzeb została przeprowadzona rzetelnie. To bowiem od niej zależą cele i rezultaty projektu, a także planowane działania, budżet i harmonogram.

Aby przygotować diagnozę problemu w projekcie wykonaj następujące kroki:

• Zadaj sobie pytania: co stanowi problem? Kogo on dotyczy? Jakie są jego przyczyny i skutki?
• Zbierz dane z rzetelnych źródeł: raporty, badania, statystyki (np. dane GUS, badania lokalne).
• Przeprowadź konsultacje: rozmowy ze społecznością lokalną, której problem dotyczy.

Pamiętaj, że każdy problem społeczny ma swoje przyczyny i skutki. Opisz je we wniosku projektowym, wskaż, dlaczego dane zjawisko jest problemem i co się stanie, jeśli nikt się nim nie zajmie.

Zastanów się także nad tym, czy ktoś w Twojej okolicy nie zajmuje się już tym problemem i przeanalizuj w jaki sposób Twój projekt będzie się uzupełniał z innymi?

Skąd czerpać wiedzę do diagnozy?

Diagnoza problemu wymaga solidnych podstaw opartych na wiarygodnych źródłach. Oto kilka sprawdzonych sposobów na pozyskanie potrzebnych danych:

1. Raporty z badań i publikacje – korzystaj z raportów publikowanych przez uczelnie, instytucje badawcze oraz organizacje pozarządowe (np. Stowarzyszenie Klon/Jawor).
2. Bank Danych Lokalnych GUS – bogate źródło danych statystycznych o demografii, gospodarce i społeczeństwie.
3. Google Trends – analizuj trendy społeczne na podstawie wyszukiwanych haseł w różnych przedziałach czasowych.
4. Własne obserwacje i badania – twórz ankiety za pomocą Formularzy Google, zbieraj odpowiedzi i analizuj je. Przeprowadzaj rozmowy z ekspertami oraz wywiady z interesariuszami – dzięki temu także zdobędziesz cennych informacje.
5. Strategie JST – w strategiach rozwoju miast, gmin, powiatów, województw znajdziesz gotowe diagnozy problemów społecznych.
6. Obserwacja uczestnicząca – pamiętaj, że to Ty jesteś ekspertem w dziedzinie, którą się zajmujesz i dobrze znasz swoje środowisko i złożoność zagadnień nad którymi pracujesz. Własna wiedzy uzyskana w toku wieloletnich doświadczeń to cenne źródło wiedzy, które także należy wykorzystać i opisać we wniosku o dofinansowanie.

Każde źródło warto udokumentować, podając tytuły, autorów, rok publikacji i linki do materiałów źródłowych.

2. Określenie celu projektu

Po zdiagnozowaniu problemu czas na sprecyzowanie celu. Cel projektu powinien być SMART (konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie).

Jak formułować cele SMART:

• S – Specyficzny – dokładnie określ, co chcesz osiągnąć.
• M – Mierzalny – ustal wskaźniki postępów, czyli np. ile osób obejmie projekt?
• A – Osiągalny – upewnij się, że masz zasoby do realizacji celu.
• R – Realistyczny – czy cel jest zgodny z misją organizacji? Czy nie przesadziłeś z założeniami dotyczącymi np. liczby uczestników czy czasu w jakim osiągniesz zakładane rezultaty?
• T – Określony w czasie – wyznacz ramy czasowe.

Przykład celu SMART: „Zorganizowanie 10 warsztatów z obsługi nowych technologii dla 50 seniorów z gminy X w ciągu 6 miesięcy”. Taki cel jest jasny i konkretny, zawiera też wskaźniki, które umożliwią ocenę jego realizacji.

3. Planowanie działań

Każdy projekt wymaga szczegółowego planu działań. W tej części należy opisać kroki, które będą prowadzić do realizacji celu.

Przykładowo, jeśli projekt zakłada przeprowadzenie warsztatów dla seniorów, pierwszym działaniem może być rekrutacja uczestników. Ten etap może trwać dwa tygodnie, a za jego realizację będzie odpowiedzialna konkretna osoba z zespołu. Następnym krokiem może być przygotowanie sali warsztatowej, co zajmie tydzień i będzie wymagało określonych zasobów. Kolejne trzy miesiące można przeznaczyć na prowadzenie warsztatów, w których uczestnicy zdobędą nowe umiejętności.

Działania projektu muszą być szczegółowo zaplanowane. Pamiętaj, żeby możliwie najszerzej opisać to, co chcesz zrobić. Postaraj się opisać jak najwięcej szczegółów, podać wszystkie ważne informacje.

Najważniejsze elementy opisu działania:

1. Opis działania: co planujesz zrobić, dlaczego i kto będzie to robił?
2. Jakich metod, technik zamierzasz użyć do realizacji działania?
3. Jaki jest cel realizacji danego działania i jakie będą jego rezultaty?
4. Osoby odpowiedzialne: kto realizuje dane działanie?
5. Zasoby: jakie materiały, sprzęt i inne środki są potrzebne, aby zrealizować działenie?
6. Ryzyka i plan awaryjny: jakie są potencjalne problemy i jak sobie z nimi poradzić?
7. Wskaźniki efektywności: jak zmierzysz sukces działania?

4. Harmonogram projektu

Harmonogram to narzędzie do planowania i kontrolowania realizacji projektu. Najczęściej stosowane metody zapisu harmonogramu to wykres Gantta, czyli wizualna reprezentacja działań w czasie oraz oś czasu, czyli prosta linia pokazująca sekwencję działań.

Tworząc harmonogram pamiętaj, żeby nie wskazywać w nim zbyt dokładnych dat realizacji danych działań (np. od 13 grudnia do 11 stycznia). Lepiej wskazywać okresy w których coś zamierasz zrobić (np. od grudnia 2024 r. do stycznia 2025 r.). Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego stresu i będziesz mieć większą swobodę w realizacji działań.

Tworząc harmonogram, należy określić daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań oraz uwzględnić tzw. kamienie milowe, czyli kluczowe etapy realizacji projektu.

Przykładowy harmonogram może obejmować rekrutację uczestników w pierwszych dwóch tygodniach projektu, przygotowanie sali w kolejnych dwóch tygodniach oraz prowadzenie warsztatów w następnych trzech miesiącach. Dzięki harmonogramowi łatwiej jest monitorować, czy projekt przebiega zgodnie z planem i na bieżąco reagować na ewentualne opóźnienia.

Przygotowanie projektu krok po kroku wymaga diagnozy problemu, określenia celu, planowania działań i opracowania harmonogramu. W kolejnych częściach poradnika będziemy omawiać kwestie analizy ryzyka, budżetu, ewaluacji, grupy docelowej, dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami itd.

Autor: Piotr Dominiak

© Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi

Chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym prowadzeniu działań organizacji pozarządowych? Zajrzyj do innych artykułów na http://www.portal-ngo.pl.