Budżet projektu, czyli ile to będzie kosztować? Poradnik dla NGO, cz. 8.

Tworzenie budżetu projektu to kluczowy element planowania w NGO. Precyzyjnie opracowany budżet nie tylko zwiększa szanse na uzyskanie dofinansowania, ale także zapewnia sprawną realizację przedsięwzięcia i stabilność funkcjonowania organizacji.

Istota budżetu projektu

Budżet projektu to szczegółowy plan finansowy, który określa przewidywane przychody i wydatki związane z realizacją konkretnych działań. Stanowi on fundament dla efektywnego zarządzania zasobami organizacji oraz monitorowania postępów projektu. Dobrze skonstruowany budżet odzwierciedla wszystkie planowane działania i jest z nimi spójny.

Analiza wytycznych grantodawcy na temat budżetu

Przed przystąpieniem do tworzenia budżetu należy dokładnie zapoznać się z wytycznymi instytucji finansującej. Każdy program grantowy może mieć specyficzne wymagania dotyczące kwalifikowalności kosztów, kategorii wydatków czy formatu budżetu. Zrozumienie tych wytycznych pozwoli uniknąć błędów i zwiększy szanse na akceptację wniosku.

Identyfikacja wszystkich działań projektowych

Sporządź listę wszystkich planowanych działań w projekcie. Każde z nich powinno być dokładnie opisane, aby móc przypisać do niego odpowiednie koszty. Pamiętaj, że budżet musi odzwierciedlać wszystkie elementy projektu, w tym działania merytoryczne, promocyjne, administracyjne czy ewaluacyjne.

Kategoryzacja kosztów

Podziel wydatki na kategorie, takie jak:

koszty osobowe: wynagrodzenia dla personelu zaangażowanego w projekt,
koszty administracyjne: wydatki związane z zarządzaniem projektem, np. opłaty biurowe (często zdarza się, że koszty administracyjne kwalifikuje się jako koszty pośrednie),
koszty merytoryczne: bezpośrednie wydatki na realizację działań projektowych, np. materiały edukacyjne,
koszty promocji: wydatki na działania informacyjne i promocyjne projektu.

Taki podział ułatwia kontrolę nad wydatkami i jest często wymagany przez grantodawców.

Kalkulacja kosztów

Dla każdej pozycji budżetowej określ:

jednostkę miary: np. godzina pracy, sztuka materiału.
liczbę jednostek: np. 10 godzin, 50 sztuk.
koszt jednostkowy: np. 100 zł za godzinę, 20 zł za sztukę.
łączny koszt: liczba jednostek × koszt jednostkowy.

Przykład:

nazwa wydatku: wynagrodzenie trenera
jednostka miary: godzina
liczba jednostek: 40 godzin
koszt jednostkowy: 150 zł
łączny koszt: 40 × 150 zł = 6000 zł

Dokładna kalkulacja kosztów pozwala na realistyczne oszacowanie potrzeb finansowych projektu.

Uzasadnienie poszczególnych pozycji budżetu

Każdy wydatek powinien być uzasadniony i powiązany z konkretnym działaniem projektowym. Przejrzyste opisy pomagają oceniającym zrozumieć konieczność poniesienia danego kosztu i zwiększają wiarygodność budżetu.

Weryfikacja i korekta budżetu

Po sporządzeniu budżetu:

sprawdź zgodność z wytycznymi grantodawcy: upewnij się, że wszystkie koszty są kwalifikowalne.
zweryfikuj poprawność matematyczną: sprawdź sumy i kalkulacje.
oceń realistyczność założeń: czy koszty są adekwatne do cen rynkowych?

Dokładna weryfikacja minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa szanse na akceptację budżetu.

Zobacz też inne nasze artykuły dotyczące zasad tworzenia projektów:
Jak przygotować projekt? Poradnik dla NGO, cz.1
Jak tworzyć „mądre” cele projektowe? Poradnik dla NGO, cz.2
Jak tworzyć opis działań w projekcie? Poradnik dla NGO, cz. 3.
Zdążyć na czas, czyli o harmonogramie w projekcie. Poradnik dla NGO, cz. 4.
Grupa docelowa, czyli dla kogo tworzysz projekt? Poradnik dla NGO, cz. 5.
Rezultaty w projekcie. Poradnik dla NGO, cz. 6
Ewaluacja projektu – jak dobrze ja zaplanować i przeprowadzić? Poradnik dla NGO, cz. 7.