Ewaluacja projektu – jak ją zaplanować i przeprowadzić? Poradnik dla NGO, cz. 7.

Ewaluacja to nieodłączny element każdego dobrego projektu, który pozwala na ocenę jego przebiegu, efektywności oraz długoterminowego wpływu na beneficjentów i społeczność lokalną. Właściwie przeprowadzona ewaluacja dostarcza cennych informacji, które mogą posłużyć do poprawy przyszłych projektów oraz budowania relacji z interesariuszami. W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku zaplanować i zrealizować ewaluację projektu.

Cel ewaluacji

Ewaluacja ma na celu ocenę realizacji projektu pod kątem jego założeń, rezultatów oraz wpływu na otoczenie. Odpowiedzią na pytanie, co chcemy osiągnąć przez ewaluację, może być np. sprawdzenie, czy działania były realizowane zgodnie z planem, jakie efekty przyniosły uczestnikom oraz jakie trwałe zmiany wprowadziły w społeczności lokalnej. Jasno określony cel ewaluacji jest fundamentem jej skuteczności.

Rodzaje ewaluacji

Ewaluacja może przybierać różne formy, w zależności od tego, co chcemy ocenić. Oto trzy główne rodzaje:

1. Ewaluacja procesu – polega na analizie przebiegu realizacji projektu. Pozwala sprawdzić, czy działania były realizowane zgodnie z harmonogramem, jakie trudności się pojawiły i jak je rozwiązano.
2. Ewaluacja rezultatów – koncentruje się na ocenie, czy projekt osiągnął zamierzone efekty, np. wzrost wiedzy uczestników, poprawę ich umiejętności lub zwiększenie uczestnictwa w kulturze.
3. Ewaluacja wpływu – ocenia długoterminowe zmiany, jakie projekt wprowadził w życiu beneficjentów lub w społeczności lokalnej. Przykładem może być trwała poprawa jakości życia mieszkańców lub zmiana lokalnych praktyk.

Metody ewaluacji

Wybór metod ewaluacji zależy od charakteru projektu i rodzaju informacji, jakie chcemy uzyskać. Do najczęściej stosowanych metod należą:

• Ankiety – przeprowadzane przed i po projekcie wśród uczestników oraz organizatorów, pozwalają na ocenę zmian i poziomu satysfakcji.
• Wywiady – indywidualne lub grupowe, dostarczają pogłębionych informacji o doświadczeniach uczestników.
• Obserwacja uczestnicząca – pozwala na bieżąco analizować realizację działań.
• Analiza dokumentów – np. list obecności, raportów, materiałów powstałych w trakcie działań.
• Testy wiedzy lub umiejętności – stosowane przed i po projekcie, pomagają mierzyć konkretne zmiany.

Grupa docelowa ewaluacji

Ewaluacja powinna objąć wszystkie osoby zaangażowane w projekt, w tym:

• uczestników,
• organizatorów i realizatorów działań,
• partnerów projektu,
• inne osoby zaangażowane, np. wolontariuszy lub przedstawicieli społeczności lokalnej.

Każda z tych grup może dostarczyć innych, cennych informacji o realizacji projektu i jego efektach.

Etapy ewaluacji

Ewaluacja powinna być przeprowadzana w kilku etapach, które umożliwią kompleksową ocenę projektu:

1. ewaluacja cząstkowa – realizowana np. co kwartał lub na koniec roku, pozwala na bieżąco monitorować postępy projektu;
2. ewaluacja końcowa – przeprowadzana po zakończeniu projektu, koncentruje się na ocenie ostatecznych rezultatów i realizacji założonych celów;
3. ewaluacja długoterminowa – przeprowadzana po określonym czasie od zakończenia projektu, ocenia jego trwały wpływ i efekty w dłuższej perspektywie.

Warto zwrócić uwagę, że podczas realizacji projektu jako jego realizatorzy będziemy najczęściej zobowiązani do realizacji ewaluacji cząstkowej i końcowej, natomiast ewaluacja długoterminowa najczęściej jest prowadzona przez samego grantodawcę, który bada efektywność wydanych środków.

Osoba lub instytucja odpowiedzialna za ewaluację

Ważnym krokiem jest określenie, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie ewaluacji. Może to być:

• Zewnętrzny ewaluator – firma lub ekspert zewnętrzny, który gwarantuje obiektywność oceny.
• Osoby wewnętrzne – np. koordynator projektu lub członkowie zespołu, którzy znają szczegóły realizacji działań.

Wybór odpowiedniej osoby powinien być uzasadniony jej doświadczeniem oraz dostępnością.

Analiza i raportowanie wyników ewaluacji

Dane zebrane podczas ewaluacji powinny zostać poddane szczegółowej analizie. Można wykorzystać metody takie jak analiza statystyczna (np. wyniki ankiet) czy analiza jakościowa (np. treści wywiadów). Na podstawie zebranych informacji opracowywane są raporty, które mogą zawierać:

• wnioski z realizacji projektu,
• rekomendacje dotyczące przyszłych działań,
• podsumowanie osiągniętych rezultatów.

Wykorzystanie wyników ewaluacji

Rezultaty ewaluacji powinny być aktywnie wykorzystywane do poprawy przyszłych projektów, lepszego dopasowania oferty do potrzeb uczestników, komunikacji z interesariuszami (np. sponsorami, partnerami, społecznością lokalną). Dobrze udokumentowana ewaluacja może również zwiększyć wiarygodność organizacji i ułatwić zdobywanie kolejnych funduszy.
Ewaluacja projektu NGO to nie tylko obowiązek wobec grantodawcy, ale także narzędzie, które pozwala na ciągłe doskonalenie działań organizacji. Dzięki niej można lepiej zrozumieć potrzeby beneficjentów, ocenić efektywność działań i przygotować się na kolejne wyzwania. Planując ewaluację, pamiętaj o jej celach, etapach i metodach, a także o tym, jak wykorzystać jej wyniki w praktyce.

Autor: Piotr Dominiak
© Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi

Zobacz też inne nasze artykuły dotyczące zasad tworzenia projektów:
Jak przygotować projekt? Poradnik dla NGO, cz.1
Jak tworzyć „mądre” cele projektowe? Poradnik dla NGO, cz.2
Jak tworzyć opis działań w projekcie? Poradnik dla NGO, cz. 3.
Zdążyć na czas, czyli o harmonogramie w projekcie. Poradnik dla NGO, cz. 4.
Grupa docelowa, czyli dla kogo tworzysz projekt? Poradnik dla NGO, cz. 5.
Rezultaty w projekcie. Poradnik dla NGO, cz. 6